프로그램 실 운영 횟수 약 280회에 육박하는 프로그램 기획/운영 짬밥 10년차 봄비입니다.
오늘은 저번 '현장 운영편'에 이어서 프로그램 '기획' 단계에서의 꿀팁을 방출해보려합니다-!
- 프로그램 운영 기획이 처음이라면 '시나리오 형태(타임라인 순)'로 기획 초안을 작성해보세요.
당일 준비 단계 (ex.행사 3시간 전)
↓
현장 세팅 단계 (ex. 행사 1시간 전)
↓
현장 접수 단계
↓
현장 오프닝
↓
진행
↓
마무리
↓
마무리 이후 정리
등의 단계로 나눠서 생각나는대로 단계별로 있을 일들에 대한 것들을 본인의 언어로 작성해봅니다.
ex. 접수 단계에서
사람들이 들어온다, 스탭이 맞이하며 명부를 작성한다, ~~~를 안내한다, 자유롭게 간식을 가지고 자리를 잡는다 등등
최대한 디테일하게 적을 수록 구멍없이 준비할 확률이 높아집니다.
하지만 또 너무 깊이 빠지면 맥락없는 디테일에 빠질 수 있으니 최대한 전체적인 그림을 보면서 작성할 수 있도록 주의!
**여기서 머릿 속으로만 생각하는 건 금물입니다. 텍스트화해서 눈으로 볼 수 있도록 작성하는 게 중요해요!**
- 작성한 시나리오를 기반으로 준비물 체크리스트와 RnR을 정리하세요.
시나리오를 전체적으로 보면 각 단계별로 어떤 준비물이 필요하고, 어떤 역할들이 필요한지 눈에 보입니다.
앞서 시나리오는 본인의 언어로 편하게 적었다면 이번에는 다른 스탭들도 이해할 수 있도록 공적인 언어 (=누가 봐도 이해할 수 있는 언어)로 정리해서 적어주세요.
ex1. 현장 오프닝 단계 시나리오를 읽어보니 빔프로젝터, 노트북, 노트북 연결잭 그리고 충전할 수 있는 컨센트가 필요하다. 현장 상황에 따라 멀티탭이 필요할 수도 있겠음. >> 문장에 나온 준비물 목록 리스트화
ex2. 마무리 단계 시나리오를 보니 굿즈를 나눠주는 역할, 퇴실 시 명부작성을 안내하는 역할, 강사님과 소통하는 담당자 역할, 공지 전달하는 역할이 필요하구나. 퇴실 명부 작성 안내하면서 굿즈를 나눠줄 수 있고, 공지 전달 후 강사님과 소통하면 되니 최소 2인 이상 필요함.
준비물 리스트 정리 예시 시나리오별 RnR 정리 예시
- 추가적으로 필요한 세부기획을 진행합니다. (디자인/제작 필요한 것, 세부예산안, 프로그램 세부 기획안 등)
1) 디자인 및 제작이 필요한 것이 무엇이 있는지 체크
현수막, X배너, 명찰, 스티커, 책자 등 미리 컨셉을 잡고 디자인한 뒤 주문 제작이 필요한 현장 준비물들은 최대한 빠르게 기획을 진행합니다. 디자인하는 기간, 제작하는 기간, 배송받는 기간 (또는 직접 픽업가는 일정) 등을 고려해서 해당 내용 먼저 빠르게 진행하는 것이 중요합니다.
2) 세부 예산안 및 프로그램 세부 기획안 도출
간식비, 준비물 구입비, 디자인물 제작비 등에 대한 예산을 파악하고 중요도에 따라서 각 준비물 별 퀄리티를 결정합니다. 예를들어 예산안을 봤을 때 디자인물 중에 모든 것을 디자인 및 주문 제작할 수 없다면 명찰 종이는 프린트로 대체하는 등으로 예산과 퀄리티를 맞추는 작업을 진행합니다.
3) 참여자 동선을 고려한 현장 설계
전체적인 기획안과 현장을 동시에 고려했을 때 현실적으로 수정해야하는 디테일들을 잡습니다.
ex. 이 현장은 입구에서 자리로 바로 이어지도록 되어있고 통로가 좁으니 출석 명부 작성은 행사장 뒷편에서 진행. 담당 스탭은 참여자들이 자리에 앉기 전에 행사장 뒷편으로 오도록 안내해야 함. 등
- 최종적으로 총괄 담당자는 머릿속으로 시뮬레이션을 많이 돌려보며 보강할 내용들을 보강합니다.
- 우려되는 점, 시뮬레이션을 돌려봤을 때 예상되는 문제 상황들을 적고 대비할 수 있는 부분은 미리 대비합니다.
- 참여자들이나 클라이언트의 특성 등을 고려했을 때 특별히 운영진 측이 주의해야할 사항이나 신경써야 할 사항들을 적어둡니다.
생각나는대로 적은 꿀팁들이라 부족한 부분이 많지만 우선은 이렇게 팁들을 남겨보겠습니다:)
무엇보다 현장은 돌발상황이 많이 발생하니 실제 현장에서 상황들을 주시하고 예민하게 상황을 파악하는 것이 필요합니다~!
프로그램 실 운영 횟수 약 280회에 육박하는 프로그램 기획/운영 짬밥 10년차 봄비입니다.
오늘은 저번 '현장 운영편'에 이어서 프로그램 '기획' 단계에서의 꿀팁을 방출해보려합니다-!
당일 준비 단계 (ex.행사 3시간 전)
↓
현장 세팅 단계 (ex. 행사 1시간 전)
↓
현장 접수 단계
↓
현장 오프닝
↓
진행
↓
마무리
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마무리 이후 정리
등의 단계로 나눠서 생각나는대로 단계별로 있을 일들에 대한 것들을 본인의 언어로 작성해봅니다.
ex. 접수 단계에서
사람들이 들어온다, 스탭이 맞이하며 명부를 작성한다, ~~~를 안내한다, 자유롭게 간식을 가지고 자리를 잡는다 등등
최대한 디테일하게 적을 수록 구멍없이 준비할 확률이 높아집니다.
하지만 또 너무 깊이 빠지면 맥락없는 디테일에 빠질 수 있으니 최대한 전체적인 그림을 보면서 작성할 수 있도록 주의!
**여기서 머릿 속으로만 생각하는 건 금물입니다. 텍스트화해서 눈으로 볼 수 있도록 작성하는 게 중요해요!**
시나리오를 전체적으로 보면 각 단계별로 어떤 준비물이 필요하고, 어떤 역할들이 필요한지 눈에 보입니다.
앞서 시나리오는 본인의 언어로 편하게 적었다면 이번에는 다른 스탭들도 이해할 수 있도록 공적인 언어 (=누가 봐도 이해할 수 있는 언어)로 정리해서 적어주세요.
ex1. 현장 오프닝 단계 시나리오를 읽어보니 빔프로젝터, 노트북, 노트북 연결잭 그리고 충전할 수 있는 컨센트가 필요하다. 현장 상황에 따라 멀티탭이 필요할 수도 있겠음. >> 문장에 나온 준비물 목록 리스트화
ex2. 마무리 단계 시나리오를 보니 굿즈를 나눠주는 역할, 퇴실 시 명부작성을 안내하는 역할, 강사님과 소통하는 담당자 역할, 공지 전달하는 역할이 필요하구나. 퇴실 명부 작성 안내하면서 굿즈를 나눠줄 수 있고, 공지 전달 후 강사님과 소통하면 되니 최소 2인 이상 필요함.
준비물 리스트 정리 예시 시나리오별 RnR 정리 예시
1) 디자인 및 제작이 필요한 것이 무엇이 있는지 체크
현수막, X배너, 명찰, 스티커, 책자 등 미리 컨셉을 잡고 디자인한 뒤 주문 제작이 필요한 현장 준비물들은 최대한 빠르게 기획을 진행합니다. 디자인하는 기간, 제작하는 기간, 배송받는 기간 (또는 직접 픽업가는 일정) 등을 고려해서 해당 내용 먼저 빠르게 진행하는 것이 중요합니다.
2) 세부 예산안 및 프로그램 세부 기획안 도출
간식비, 준비물 구입비, 디자인물 제작비 등에 대한 예산을 파악하고 중요도에 따라서 각 준비물 별 퀄리티를 결정합니다. 예를들어 예산안을 봤을 때 디자인물 중에 모든 것을 디자인 및 주문 제작할 수 없다면 명찰 종이는 프린트로 대체하는 등으로 예산과 퀄리티를 맞추는 작업을 진행합니다.
3) 참여자 동선을 고려한 현장 설계
전체적인 기획안과 현장을 동시에 고려했을 때 현실적으로 수정해야하는 디테일들을 잡습니다.
ex. 이 현장은 입구에서 자리로 바로 이어지도록 되어있고 통로가 좁으니 출석 명부 작성은 행사장 뒷편에서 진행. 담당 스탭은 참여자들이 자리에 앉기 전에 행사장 뒷편으로 오도록 안내해야 함. 등
- 우려되는 점, 시뮬레이션을 돌려봤을 때 예상되는 문제 상황들을 적고 대비할 수 있는 부분은 미리 대비합니다.
- 참여자들이나 클라이언트의 특성 등을 고려했을 때 특별히 운영진 측이 주의해야할 사항이나 신경써야 할 사항들을 적어둡니다.
생각나는대로 적은 꿀팁들이라 부족한 부분이 많지만 우선은 이렇게 팁들을 남겨보겠습니다:)
무엇보다 현장은 돌발상황이 많이 발생하니 실제 현장에서 상황들을 주시하고 예민하게 상황을 파악하는 것이 필요합니다~!